Reducerea birocraţiei în toate statele membre UE

Comisia Europeană propune reducerea birocraţiei pentru cetăţeni şi întreprinderi, eliminând rutina birocratică de aprobare necesară în prezent pentru recunoaşterea autenticităţii în alt stat membru al UE a documentelor oficiale precum certificatul de naştere. În prezent, cetăţenii care se mută într-un alt stat membru trebuie să consacre mult timp şi să cheltuiască mulţi bani pentru a demonstra că documentele lor oficiale (de exemplu certificatul de naştere sau certificatul de căsătorie) eliberate de statul membru de origine sunt autentice. Pentru aceasta este nevoie de certificatul „apostilă” care este utilizat de autorităţile publice în alte state ca dovadă a faptului că documentele oficiale sau semnăturile funcţionarilor naţionali de pe documente sunt veritabile. Sunt afectate, de asemenea, întreprinderile care desfăşoară activitate transfrontalieră în cadrul UE, pe piaţa unică a UE. De exemplu, pentru a dovedi statutul lor juridic atunci când desfăşoară activităţi transfrontaliere, de cele mai multe ori vor trebui să prezinte o serie de documente oficiale legalizate. Aceste cerinţe datează din perioada în care ţările aveau încredere într-un document oficial numai atunci când provenea de la Ministerul de Externe din altă ţară. Cu toate acestea, aşa cum avem încredere reciprocă în hotărârile judecătoreşti pronunţate în alt stat membru, ar trebui să putem să avem încredere în serviciul Stării civile din statul membru care eliberează certificate de naştere, fără a fi nevoie ca Ministerul de Externe, Ministerul Justiţiei sau alte autorităţi să garanteze pentru acestea. Aşadar, Comisia Europeană propune eliminarea ştampilei apostilă şi a unei serii de cerinţe administrative nedesluşite pentru legalizarea documentelor oficiale ale persoanelor care locuiesc şi lucrează în alte state membre.

Conform propunerilor Comisiei, cetăţenii şi întreprinderile nu vor mai trebui să prezinte versiuni „legalizate” costisitoare sau traduceri „autentificate” ale documentelor oficiale atunci când, de exemplu, înregistrează o casă sau o societate, când se căsătoresc sau când solicită o carte de rezidenţă. Douăsprezece categorii de documente oficiale ar fi exceptate automat de la formalităţi precum „apostilare” şi „legalizare” – impuse, în prezent, pentru aproximativ 1,4 milioane de documente în cadrul UE pe an. Eliminarea acestor cerinţe va însemna economii de până la 330 de milioane de euro pentru cetăţeni şi întreprinderi, fără a pune la socoteală timpul economisit şi inconvenientele evitate.

Cu toate acestea, noile norme nu vor avea niciun impact asupra recunoaşterii conţinutului sau a efectelor documentelor în cauză. Noile norme vor contribui doar la dovedirea autenticităţii documentului oficial, de exemplu dovedirea autenticităţii unei semnături, şi a calităţii titularului funcţiei publice care semnează documentul. Acest demers va trebui acceptat reciproc de către statele membre, fără alte cerinţe de certificare suplimentare.

Comisia propune, de asemenea, un instrument de simplificare suplimentară: formulare standardizate multilingve facultative în toate limbile oficiale ale UE pe care cetăţenii şi întreprinderile le-ar putea solicita în locul şi în aceleaşi condiţii aplicabile documentelor oficiale naţionale cu privire la naştere, deces, căsătorie, parteneriat înregistrat, precum şi statutul juridic şi reprezentarea unei societăţi sau a unei alte întreprinderi (a se vedea anexa pentru exemple). Aceasta ar contribui, în special, la economisirea costurilor cu traducerea, dat fiind că atractivitatea unei astfel de opţiuni derivă din faptul că cetăţenii şi întreprinderile nu mai trebuie să se preocupe de traduceri. Formatul acestor formulare are la bază convenţii internaţionale specifice.

Propunerea prevede, de asemenea, garanţii împotriva fraudei. În cazul în care o autoritate naţională are motive întemeiate să pună la îndoială un anumit document, statele membre vor putea verifica autenticitatea documentului cu autorităţile emitente, prin intermediul Sistemului de informare al pieţei interne (IMI) existent.

Context

Potrivit sondajului Eurobarometru din octombrie 2010, 73 % dintre europeni sunt de părere că ar trebui luate măsuri pentru a îmbunătăţi circulaţia documentelor oficiale între ţările UE.

Ca răspuns, în 2010, Comisia Europeană a publicat o Carte verde privind promovarea liberei circulaţii a documentelor oficiale şi a organizat o consultare publică cu privire la mijloacele posibile de facilitare a utilizării şi acceptării documentelor oficiale.

Comisia Europeană depune importante eforturi pentru a elimina toate obstacolele care cauzează inconveniente cetăţenilor. Raportul privind cetăţenia UE în 2010 a evidenţiat 25 de acţiuni concrete pentru eliminarea obstacolelor rămase care îi împiedică pe cetăţenii europeni să-şi exercite dreptul la liberă circulaţie în UE. Prin actuala propunere, Comisia pune în practică angajamentul său.

În 2012, Comisia a organizat o amplă consultare publică prin care cetăţenii erau întrebaţi despre problemele pe care le-au întâmpinat în exercitarea drepturilor lor în calitate de cetăţeni ai UE. Procesul de acceptare a unui document ca fiind autentic în alt stat membru a fost una dintre problematicile invocate de către cetăţeni.

Noile norme vor simplifica formalităţile prin:

• eliminarea formalităţilor de „legalizare” şi „apostilare”;
• eliminarea necesităţii de a prezenta o copie legalizată alături de documentul oficial original, oferirea, în schimb, a posibilităţii de a prezenta copii nelegalizate împreună cu documentele originale;
• asigurarea faptului că sunt acceptate traduceri necertificate ale unor documente oficiale emise de către autorităţile altor state membre;
• punerea la dispoziţie a unor formulare standard UE multilingve şi facultative;

îmbunătăţirea cooperării administrative între statele membre pt. a contribui la lupta împotriva fraudei.

Următoarele etape: pt. a dobândi statutul de act legislativ, regulamentul propus va trebui acum să fie adoptat de Parlamentul European şi de Consiliul de Miniştri, prin „procedura legislativă ordinară” (codecizie).

Comisia Europeană, IP/13/355, 24/04/2013